Ils ont choisi Ulysse Travel & Expense

Ils ont choisi Ulysse Travel & Expense

Le ministère de la Justice, le ministère de l’Education Nationale, le ministère de l’Intérieur, le ministère de l’Agriculture, l’INRA, l’AFPA, le CNRS, l’INSEE, la Banque de France, le Secrétariat Général de la Défense et de la Sécurité Nationale, France Télévisions…

Ulysse Travel & Expense, une solution complète, simple d’utilisation

Vous gagnez du temps

Quelle que soit la taille de votre organisme, en automatisant le processus de remboursement des frais de deplacement temporaire avec Ulysse Travel & Expense, vous bénéficiez d’une solution simple d’utilisation, à la fois pour les collaborateurs et les responsables. Les délais de remboursement passent ainsi en moyenne à 10 jours seulement :

• Les collaborateurs soumettent leurs dépenses depuis une interface intuitive, en mode SaaS, accessible grâce à une connexion à Internet hautement sécurisée ;
• Les responsables valident et procèdent au remboursement des frais de deplacement des agents de la fonction publique.

Vous contrôlez les dépenses

Flexible et performant, notre outil de gestion des frais de deplacement temporaire est constitué de quatre modules, paramétrables à la demande !

A) Module « Ordres de mission » :

• Calcul automatique des frais prévisionnels ;
• Intégration et application de l’ensemble des dispositifs réglementaires (textes et décrets) ;
• Gestion de missions en France et à l’étranger ;
• Gestion des avances ;
• Intégration des circuits de validation des Ordres de Mission et des Etats de frais ;
• Gestion du suivi budgétaire et alerte en cas de dépassement.

B) Module « Connexion agence et outil de réservation en ligne » :

• Connexion agence automatisée et/ou intégration avec un outil de réservation en ligne ;
• Écran d’aiguillage ONline/OFFline favorisant l’adoption de l’outil de réservation en ligne ;
• Remontée automatique des réservations avec valorisation des coûts prévisionnels du déplacement dans l’Ordre de Mission.

C) Module « Etats de Frais » :

• Création automatisée de l’Etat de Frais depuis l’Ordre de Mission avec reprise des informations de la mission pour éviter les ressaisies ;
• Rajout de frais complémentaires ;
• Saisie et validation automatisées des notes de frais ;
• Import automatisé des dépenses effectuées avec les cartes affaires ;
• Import automatique des taux de change et des barèmes du MINEFE ;
• Gestion des barèmes, forfaits, alertes, per diem... ;
• Dématérialisation de la liquidation des États de Frais en accord avec la convention Frais (interface avec XéMéLios) pour les secteurs Etat et Local (plus de mandat papier) ;
• Intégration et gestion des justificatifs numérisés attachés à l’Etat de Frais.

D) Module « Facturation centralisée » :

• Contrôle automatisé et rapprochement entre la commande voyage et la facture fournisseur
• Gestion automatisée des anomalies (ex : facture > commande)
• Intégration des cartes logées
• Gestion des factures à l’écran et export automatisé en comptabilité - liquidation en accord avec la convention Carte Logée (interface avec XéMéLios)
• Suivi budgétaire intégré et reporting associé

Vous réalisez des économies

Ulysse Travel & Expense vous permet de réaliser jusqu’à 70% d’économies : le processus de traitement, de la constitution d’un ordre de mission à la liquidation de l’état de frais, passent de 100 € en moyenne à 20 € ! De plus, selon une étude réalisée par le groupe Aberdeen, 22% des notes de frais remboursées ne seraient pas conformes aux politiques de dépense. Avec la solution Ulysse Travel & Expense, les responsables sont immédiatement alertés en cas de non-conformité d’une dépense enregistrée, et peuvent procéder à des vérifications approfondies.

Actualités dans le secteur public

Juin 2011 - Concur remporte l’appel d’offre public interministériel pour la gestion des Déplacements Temporaires

C'est avec une solution dédiée, Chorus DT, que Concur remporte l’appel d’offre interministériel portant sur la fourniture et la mise en œuvre d’une solution de gestion des déplacements temporaires interfacée avec CHORUS.
Dans un contexte de maîtrise des dépenses publiques, l’Etat s’équipe de solutions pour baisser les coûts fixes liés à l’activité des ministères. Optimiser et rationaliser les dépenses liées au déplacement temporaires, l'un des postes de dépenses les plus conséquent après les salaires, peut mener à des économies considérables.
Le projet interministériel en particulier porte sur un nombre décisif d’opérations : son objectif à courte échéance consiste à déployer la solution auprès de 12 ministères incluant leurs services déconcentrés, représentant à eux seuls environ 3 millions d’états de frais par an.