Europäische CFOs setzen auf automatisches Reisekostenmanagement
Umfrage unter europäischen CFOs belegt Effizienz und wachsende Verbreitung von integrierten, automatischen Systemen für das Reisekostenmanagement
London, 25. Mai 2009 --53 Prozent der europäischen CFOs haben bereits automatisierte Reisekostenmanagementsysteme in ihrem Unternehmen eingeführt, weitere 39 Prozent planen dies in nächster Zukunft. Dies ergab eine Umfrage unter 154 europäischen CFOs im Auftrag von Concur (NASDAQ: CNQR), dem führenden Anbieter von On-Demand-Lösungen für das Reisekostenmanagement. Die Erhebung wurde von CFO Europe Research Services durchgeführt und ermittelte unter den ausgewählten CFOs ihre Meinung zum Management von Reisekosten mithilfe automatisierter Systeme.
Unter den Befragten herrscht Übereinstimmung, dass automatisierte Systeme dazu beitragen, Reisekosten zu senken. 96 Prozent der Umfrage-Teilnehmer gaben an, dass diese Faktoren „wichtig“ oder „sehr wichtig“ für ihr Unternehmen seien. Nur 60 Prozent glauben jedoch, ihre Reisekosten bereits „gut“ oder „hervorragend“ zu managen.
Gründe für das automatisierte Kostenmanagement
Die CFO-Umfrage kommt zu dem Ergebnis, dass Unternehmen zwei der vier Hauptvorteile einer Automatisierung in den Audit- und Ausgabenanalyse-Funktionen sehen: 31 Prozent der Befragten gaben „Einblicke in das Ausgabenverhalten der Angestellten gewinnen“ als einen der Hauptgründe an - damit rangiert dieser Beweggrund auf dem zweiten Platz direkt hinter „Kostenreduzierung“. „Hilft Vorausplanung und Budgetierung zu verbessern“ gaben 22 Prozent der Befragten als Vorteil an (vierter Platz nach „Betrug verhindern“). Trotz der Erkenntnis, welche Vorteile voll integrierte Systeme bieten können, nutzen jedoch nur 53 Prozent der Befragten bereits eine automatisierte Lösung. Nur ein Drittel hat auch Audit- und Ausgabenanalyse-Funktionen in ihr Reisekosten-System integriert.
Ein Reisekostenmanagement-System wird dann als vollständig integriert bezeichnet, wenn es alle notwendigen Elemente unter einer Oberfläche mit einer einheitlichen Bedienung vereint: Reisebuchung, Reisekostenabrechnung, Audit-Funktionen, Auslagenerstattung sowie leistungsfähige Auswertungs- und Analyse-Funktionen.
Die Vorteile eines voll integrierten Systems werden auch durch Anwender bestätigt: 90 Prozent der befragten Unternehmen, die bereits ein voll integriertes System für das Reisekostenmanagement nutzen, gaben an, dass sich ihre Angestellten „gut“ oder „hervorragend“ an die Reisekostenrichtlinien halten. Von den Unternehmen, die noch kein voll integriertes System nutzen, sind lediglich 60 Prozent überzeugt, dass die internen Reisekostenrichtlinien eingehalten werden.
Die Nutzung nicht integrierter Systeme ist jedoch nicht der einzige Grund, der Unternehmen daran hindert, von den Vorteilen automatisierter Systeme voll zu profitieren. Die „Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung“ ist europaübergreifend der Haupthinderungsgrund, die „Integration in bestehende ERP-Systeme“ folgt mit 25 Prozent auf dem zweiten Platz. „Gründe in der Betriebskultur“ (wie zum Beispiel notwendige Änderungen im Mitarbeiterverhalten) kommen mit 22 Prozent auf den dritten Platz.
Regionale Unterschiede
Die Untersuchung zeigt regionale Unterschiede in der Nutzung automatisierter Lösungen für das Reisekostenmanagement. Am weitesten sind britische Unternehmen - hier haben viele Unternehmen bereits automatisierte Systeme in den vier Bereichen des Reisekostenmanagements eingeführt: 62 Prozent verfügen über ein Buchungstool, über das Mitarbeiter ihre Reisen selbst buchen können (Deutschland: 57 Prozent, Frankreich: 38 Prozent). 69 Prozent der britischen Unternehmen steht Software für die Auswertung der Reisekosten zur Verfügung (Deutschland: 50 Prozent, Frankreich: 35 Prozent); 66 Prozent verfügen über Lösungen für das Management und die Bezahlung von reisebezogenen Eingangsrechnungen (Deutschland: 57 Prozent, Frankreich: 38 Prozent) und 55 Prozent setzen schon Werkzeuge für Audits und Ausgabenanalyse ein (Deutschland: 46 Prozent, Frankreich: 28 Prozent).
Ein Grund für diese Unterschiede ist, dass in Deutschland und Frankreich mehr Richtlinien und Gesetze den Umgang mit Reise- und Bewirtungskosten regeln. Ein weiterer Grund ist die Tatsache, dass Betriebsräte in Frankreich und Deutschland in bestimmten Fällen gegen die Einführung neuer IT-Systeme stimmen können.
„Automatisierte Systeme für das Reisekostenmanagement bieten einen schnellen Return-on-Investment bei niedrigen Investitionen - insbesondere, wenn es sich um Lösungen handelt, die als On-Demand-Service angeboten werden. Gerade in Krisenzeiten ist dies bei IT-Investitionen sehr wichtig“, erläutert Stephan Rasp, Sales Director Central Europe bei Concur. „Da diese umfangreichen Lösungen als Service jetzt auch On-Demand in der 'Cloud' verfügbar sind, ist es für Unternehmen aller Größen noch einfacher, automatisierte Systeme für das Reisekostenmanagement einzuführen. Die Studie belegt, dass Unternehmen ihr Reisekostenmanagement bisher nur bruchstückhaft in einzelnen Bereichen automatisiert haben. Sie profitieren damit noch nicht im vollen Umfang von den Möglichkeiten, die vollständig integrierte automatisierte Systeme für das Reisekostenmanagement bieten können. Dennoch haben CFOs die Vorteile solcher Systeme bereits klar erkannt und wir gehen davon aus, dass Unternehmen in den kommenden Jahren zunehmend entsprechende Lösungen einführen werden“, schließt Rasp.
