Mehrwert – Compliance

Einhaltung interner Richtlinien

Selbst kleinere Unternehmen brauchen verbindliche Regeln für Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen. Bei größeren Unternehmen sind klar definierte, interne Richtlinien unverzichtbar, um den Überblick über die gesamte Reisetätigkeit im Unternehmen zu behalten. Darüber hinaus sind maximale Transparenz und Einblick in alle relevanten Reise- und Reisekostendaten entscheidend, um volle Kostenkontrolle über den oft zweitgrößten Ausgabenposten im Unternehmen zu erzielen. Concurs integrierte End-2-End-Lösung für die Reisekostenverwaltung unterstützt Unternehmen bei der Durchsetzung und Kontrolle interner Richtlinien und Vorgaben, sodass Mehrausgaben, Richtlinienüberschreitung und Betrugsfälle erheblich reduziert werden können.

Die Vorteile für Ihr Unternehmen im Überblick:

Definition von Unternehmensregeln

Concur Lösungen erlauben die Definition und Integration unternehmensinterner Regeln zur Reisebuchung. Die vordefinierten Regeln stellen sicher, dass alle Mitarbeiterausgaben Ihren Reiserichtlinien entsprechen und minimieren Betrugsfälle. Nicht-richtlinienkonforme Ausgaben werden automatisch gekennzeichnet und es ergeht eine Benachrichtigung an das Management.

Volle Transparenz bei den Mitarbeiterausgaben

Dank des 360°-Einblicks in alle Mitarbeiterausgaben können Unternehmen Reiserichtlinien leichter durchsetzen und die Richtlinienkonformität besser überwachen. Darüber hinaus gewinnen sie wertvolle Erkenntnisse aus der Ausgabendatenanalyse und verfügen über zusätzliche Kontrollmöglichkeiten.

Volle Transparenz bei den Bewirtungsausgaben

Mit Concur können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Geschäftspartner im Einzelnen bewirtet wurden. Die ‚Personen-Tracking‘-Funktion ermöglicht die Zuordnung von Ausgaben für Kunden, potentielle Kunden, Mitarbeiter und Partner zur Erfüllung der Vorschriften für Bewirtungsausgaben innerhalb Deutschlands und der EU.

Ausgelagerte Belegprüfung

Mit Concur Expense Report Auditing können Sie den gesamten nachgelagerten Prüfprozess der Reisekostenbelege auslagern. Bei diesem flexibel anpassbaren, optimierten On-Demand-Prüfverfahren erledigt Concur die Belegdigitalisierung für Sie und führt wahlweise eine detaillierte Prüfung aller Reisekosten und Abrechnungen durch, inklusive positionsweisem Abgleich mit den Belegen, oder Stichprobenkontrollen nach Ihren Vorgaben.
Dadurch erzielen Sie maximale Richtlinienkonformität und ein Höchstmaß an Kostenkontrolle.

Einhaltung gesetzlicher Richtlinien

Geschäftsreisen sind heutzutage durch eine Fülle nationaler und internationaler gesetzlicher Richtlinien und behördlicher Vorschriften reglementiert. Die Pflege und regelmäßige Aktualisierung entsprechender Systeme ist aufwendig und teuer. Durch die Einbindung gesetzlicher Richtlinien in Concur Travel & Expense und viele Compliance-Features bietet Ihnen Concur deshalb einen bequemen und kostengünstigen Weg, alle Auflagen zu erfüllen. Die meisten Funktionen sind automatisiert, sodass Regelverstöße praktisch ausgeschlossen sind.

Zu den integrierten Compliance-Themen gehören unter anderem:

• Fahrtkosten/Fahrtkostenpauschalen
• Separate Mehrwertsteuerausweisung nach Kostenarten (in Deutschland beispielsweise 0, 7 oder 19 %)
• Verpflegungskosten und Tagespauschalen
• Bewirtungsaufwendungen
• Geschenke und Aufmerksamkeiten für Geschäftspartner
• Mehrwertsteuerrückerstattung für im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer
• u.v.m.

Für weitere Informationen oder ein persönliches Beratungsgespräch stehen wir Ihnen gerne telefonisch zur Verfügung. Oder nutzen Sie unser Kontaktformular, um sich mit uns in Verbindung zu setzen.